Gruppensprechstunden anlegen

Über den Reiter »Therapiegruppen« (der Titel variiert je nach Berufsgruppe) können Sie Gruppensprechstunden / Gruppenkonferenzen anlegen oder bereits angelegte prüfen oder ändern.

Wichtiger Hinweis zu den Links, die die Teilnehmer:innen erhalten:
Alle Links zu Sprechstunden – sowohl zu Einzelsprechstunden, zu Gruppensprechstunden, als auch zu allen weiteren folgenden Terminen – sind grundsätzlich unterschiedlich und personalisiert. Damit wird verhindert, dass ein:e Patient:in unerwünscht in eine andere Sitzung gelangen kann.
Die Links für die Gruppensprechstunde können daher ausschließlich per E-Mail aus der Verwaltungsoberfläche heraus versendet werden. Ihre Patient:innen können also auch keine Links untereinander austauschen, da sie über den jeweils individuellen Link in ihre Sprechstunde gelangen.

Über die Plus-Schaltfläche oben rechts legen Sie eine neue Gruppensprechstunde an.

Geben Sie einen Namen für die Gruppensprechstunde ein, wählen Sie je nach Tarif, ob Breakout-Räume (Kleingruppenräume) zur Verfügung stehen sollen und wählen Sie aus, ob die Teilnehmer:innen mit Klarnamen in der Sprechstunde angezeigt werden sollen.

Auf der folgenden Seite können Sie über die Plus-Schaltfläche oben rechts über dem jeweiligen Abschnitt die gewünschten Teilnehmer:innen aus Ihren Patient:innendaten hinzufügen und darunter die geplanten Termine anlegen:

So wählen Sie eine:n Patient:in aus Ihren Patient:innendaten aus und fügen diese hinzu:

Über das Plus-Zeichen im Abschnitt Termine fügen Sie nun die geplanten Termine für die Gruppenkonferenz ein:

Wählen Sie zunächst das Datum und die Uhrzeit des Termins aus:

Über das Drop-Down-Menü könne Sie die Dauer der Sprechstunde, zwischen zehn Minuten und acht Stunden, wählen. Schließen Sie die Bearbeitung anschließend über die Schaltfläche »Speichern« ab.

Wichtiger Hinweis: Sie können grundsätzlich 15 Minuten vor dem gewählten Zeitpunkt bereits Ihre Sprechstunde betreten.
Dann beginnt das geplante Zeitfenster. Zusätzlich gibt es einen Nachlauf von 15 Minuten, den Sie überziehen können, falls zum offiziellen Ende der Sprechstunde noch wichtige Punkte offen geblieben sein sollten, oder um z.B. einen weiteren Termin zu finden.

Wenn Sie mit der Planung fertig sind, bietet es sich an, die Patient:innen über die Schaltfläche »Einladung senden« einzuladen:

Sollten Sie Änderungen nach dem Versenden der Einladungen an die Patient:innen vornehmen und z.B. einen Termin löschen, können Sie komfortabel über das System die Teilnehmer:innen darüber informieren. Es öffnet sich beim Löschen, mittels des Papierkorb-Symbols rechts ein Dialog, der Sie fragt, ob Sie den Termin mit oder ohne Benachrichtigung der Patient:innen löschen wollen.

Teilnehmer:innen in Gruppensitzungen mit Klarnamen anzeigen

Damit auf den Kacheln der Teilnehmer:innen in Gruppensprechstunden die von ihnen eingegebenen Klarnamen anstelle einer anonymisierten Kennung erscheinen, müssen Sie zuerst die folgenden Einstellungen in der Sprechstundenverwaltung vornehmen:

Einstellungen beim Erstellen einer neuen Gruppe

Setzen Sie beim Erstellen einer neuen Gruppe das Häkchen bei »Klarnamen anzeigen« und gehen Sie anschließend wie gewohnt zum Anlegen einer neuen Gruppe vor.

Einstellung nachträglich für eine bestehende Gruppe

Um das Anzeigen der Klarnamen für eine bestehende Gruppe ein-/auszuschalten, klicken Sie in der Übersicht der Gruppen auf das Stift-Symbol neben der entsprechenden Gruppe.

Öffnen Sie die Einstellungen für die Gruppe, setzen Sie auch hier das Häkchen bei »Klarnamen anzeigen« und speichern Sie die Änderungen. Zum Ausschalten der Klarnamen entfernen Sie das Häkchen und Speichern Sie die Einstellungen.